Engagement ZERO PAPIER

Zéro papier en entreprise : définition

Le zéro papier est un terme qui désigne la dématérialisation de l’ensemble des documents papier d’une entreprise. Il s’agit d’un processus de transformation numérique qui vise à diminuer puis supprimer l’utilisation du papier dans les processus métiers d’une société en faveur de la numérisation et de la gestion électronique des documents.

Aussi, une entreprise zéro papier appelée aussi entreprise numérique s’efforce de réduire ou d’éliminer complètement l’utilisation du papier au quotidien. Elle favorise alors l’utilisation de technologies numériques pour la gestion, et le stockage de l’information y compris pour son service d’archivage.

De fait, le format papier y est quasiment voire totalement nul ; tous les documents nécessaires à l’activité de l’entreprise se trouvent au format numérique. La numérisation, l’usage de logiciels ou la signature électronique permettent à une entreprise de passer à cette politique de zéro papier. Voyons plus en détails ce en quoi consistent ces étapes.

Avantages

Cette démarche de zéro papier se justifie pour différentes raisons :

• Le gain d’espace physique puisqu’il n’est plus nécessaire de stocker les documents sur les bureaux, dans des tiroirs ou des étagères

• Le gain de temps pour la recherche documentaire

• L’accès simplifié aux informations grâce à un système de recherche interne (ex : NAAS) éliminant parfois les contraintes horaires et géographiques.

• Le bilan carbone imputé au papier (en cas d’impression de mails)

• Le risque réduit d’égarer un document ou un dossier physique.

• Une meilleure traçabilité et une meilleure confidentialité des informations

• Une amélioration de son image de marque: entreprise soucieuse des enjeux environnementaux, à la pointe de la technologie etc.